"Quanto custa um funcionário?" — essa é uma das perguntas mais frequentes de empresários, contadores e profissionais de RH. E a resposta costuma surpreender: o custo total de um funcionário CLT pode ser de 1,6x a 2,5x o salário bruto, dependendo do regime tributário da empresa, dos benefícios oferecidos e do setor de atividade.
Neste guia, vamos detalhar cada componente do custo, apresentar exemplos reais por faixa salarial e explicar as diferenças entre regimes tributários — para que tanto empresários quanto trabalhadores entendam o que está em jogo.
Calcule o custo total de um funcionário CLT com todos os encargos detalhados — ajuste o salário, os benefícios e o regime tributário.
Os encargos obrigatórios sobre a folha
1. INSS patronal: 20%
A empresa paga 20% sobre a totalidade da remuneração dos empregados como contribuição patronal ao INSS (Lei 8.212/91, Art. 22, inciso I). Esse percentual é separado e adicional ao desconto de INSS que o próprio empregado paga.
Atenção: empresas do Simples Nacional que se enquadram nos Anexos I, II, III, IV ou V têm tratamento diferente — o INSS patronal pode estar incluído no DAS ou ainda ser cobrado em separado, dependendo do anexo.
2. FGTS: 8%
Todo mês, a empresa deposita 8% do salário bruto na conta vinculada do trabalhador na Caixa Econômica Federal (Lei 8.036/90, Art. 15). Não é desconto do salário — é um custo adicional para a empresa. Incide também sobre 13º e férias.
3. RAT/SAT: 1% a 3%
O Riscos Ambientais do Trabalho (RAT), antigo SAT, financia o seguro de acidente de trabalho. A alíquota depende do grau de risco da atividade principal da empresa, definido pelo CNAE (Lei 8.212/91, Art. 22, inciso II):
- Risco leve (1%): comércio varejista, escritórios, consultórios
- Risco médio (2%): indústria leve, transporte rodoviário de passageiros
- Risco grave (3%): construção civil, mineração, setor elétrico
O RAT pode ser multiplicado pelo Fator Acidentário de Prevenção (FAP) — variando entre 0,5 e 2 — conforme o histórico de acidentes da empresa. Uma empresa com bom histórico pode ter o RAT reduzido à metade; uma com muitos acidentes pode ter o dobro.
4. Sistema S: ~5,8% (varia por setor)
São contribuições compulsórias destinadas a entidades paraestatais. As principais:
- SESC/SENAC (comércio): 1,5% + 1%
- SESI/SENAI (indústria): 1,5% + 1%
- SEBRAE: 0,6%
- INCRA: 0,2%
- SENAR (agro): 0,25%
O total para uma empresa do comércio, por exemplo, fica em torno de 5,8% da folha. Para indústria, pode chegar a 6%.
As provisões: o custo que muitos esquecem
Além dos encargos mensais, a empresa precisa provisionar — ou seja, reservar mensalmente — para obrigações futuras previsíveis:
Provisão de 13º salário
A empresa deve acumular 1/12 do salário por mês para pagar o 13º em novembro e dezembro. Como o 13º também sofre encargos (INSS patronal, FGTS, RAT, Sistema S), a provisão real é maior que 8,33%:
Provisão 13º = (Salário ÷ 12) × (1 + encargos sobre 13º)
≈ 8,33% × 1,338 ≈ 11,14% do salárioProvisão de férias + 1/3
Cada mês acumula 1/12 das férias, com o adicional de 1/3 constitucional. Também há encargos sobre as férias:
Provisão férias = (Salário × 4/3 ÷ 12) × (1 + encargos sobre férias)
≈ 11,11% × 1,338 ≈ 14,87% do salárioProvisão da multa rescisória
A empresa deve provisionar para a eventual multa de 40% do FGTS na demissão sem justa causa. Considerando que nem todos os funcionários serão demitidos sem justa causa, a provisão típica é de 3% a 5% da folha — dependendo do histórico de rotatividade da empresa.
A conta completa: exemplos por faixa salarial
Funcionário com salário de R$ 2.500
| Componente | Alíquota | Valor mensal |
|---|---|---|
| Salário bruto | — | R$ 2.500,00 |
| INSS patronal | 20% | R$ 500,00 |
| FGTS | 8% | R$ 200,00 |
| RAT (risco leve) | 1% | R$ 25,00 |
| Sistema S (comércio) | 5,8% | R$ 145,00 |
| Provisão 13º | 11,14% | R$ 278,50 |
| Provisão férias + 1/3 | 14,87% | R$ 371,75 |
| Provisão multa FGTS | 3,5% | R$ 87,50 |
| Total encargos | — | R$ 1.607,75 |
| Custo total | — | R$ 4.107,75 |
| Multiplicador | — | 1,64x |
Funcionário com salário de R$ 5.000
| Componente | Alíquota | Valor mensal |
|---|---|---|
| Salário bruto | — | R$ 5.000,00 |
| INSS patronal | 20% | R$ 1.000,00 |
| FGTS | 8% | R$ 400,00 |
| RAT (risco médio) | 2% | R$ 100,00 |
| Sistema S | 5,8% | R$ 290,00 |
| Provisão 13º | 11,14% | R$ 557,00 |
| Provisão férias + 1/3 | 14,87% | R$ 743,50 |
| Provisão multa FGTS | 3,5% | R$ 175,00 |
| Total encargos | — | R$ 3.265,50 |
| Custo total | — | R$ 8.265,50 |
| Multiplicador | — | 1,65x |
Adicione benefícios (vale-refeição, vale-transporte, plano de saúde, odontológico) e o multiplicador pode chegar a 2x ou mais.
Simule o custo total com os seus valores reais, incluindo benefícios e regime tributário da empresa.
O impacto dos benefícios no custo total
Benefícios são parte significativa do custo. Veja os mais comuns e seus impactos:
| Benefício | Custo mensal típico | Incide INSS/FGTS? |
|---|---|---|
| Vale-refeição / alimentação (R$ 600-R$ 1.200) | R$ 600–R$ 1.200 | Não (PAT) |
| Vale-transporte | Variável (empresa paga acima de 6% do salário) | Não |
| Plano de saúde (PME) | R$ 300–R$ 800/mês por vida | Não |
| Plano odontológico | R$ 50–R$ 120/mês por vida | Não |
| Seguro de vida | R$ 20–R$ 80/mês | Não |
| Bônus / PLR | Variável | Não (PLR regulamentada) |
Diferença entre regimes tributários
| Regime | INSS patronal | RAT + Sistema S | Observação |
|---|---|---|---|
| Lucro Real / Lucro Presumido | 20% | 1%-3% + 5,8% | Cálculo padrão |
| Simples Nacional (Anexo IV) | 20% em separado | 1%-3% + 5,8% | INSS patronal não incluído no DAS |
| Simples Nacional (Anexos I, II, III, V) | Incluído no DAS | Incluído no DAS | Sem INSS patronal separado |
| MEI empregador | 3% do salário mínimo | Simplificado | Pode contratar 1 funcionário |
CLT vs. PJ: o que muda para a empresa?
Muitas empresas optam pela contratação de PJ (pessoa jurídica) para reduzir encargos. A comparação:
| Critério | Funcionário CLT | Prestador PJ |
|---|---|---|
| Encargos trabalhistas | 60%-80% sobre o salário | 0% (não há encargos) |
| Vínculo empregatício | Sim | Não (se genuíno) |
| Controle de horário/local | Total | Limitado (risco de vínculo) |
| Risco trabalhista | Médio | Alto (pejotização pode ser revertida) |
| Direitos do trabalhador | Férias, 13º, FGTS, seguro-desemp. | Nenhum (responsabilidade do PJ) |
Atenção ao risco de pejotização: se a relação com o PJ tiver características de vínculo empregatício (subordinação, exclusividade, habitualidade, pessoalidade), a Justiça do Trabalho pode reconhecer o vínculo e a empresa arcará com todos os encargos retroativos — mais multas.
Compare CLT e PJ do ponto de vista do trabalhador e veja qual formato entrega mais renda líquida.
Como reduzir o custo sem descumprir a lei
Algumas estratégias legais para otimização de custos trabalhistas:
- Aderir ao PAT (Programa de Alimentação do Trabalhador): vale-refeição via PAT é dedutível do IR e isento de encargos trabalhistas.
- Estruturar PLR (Participação nos Lucros): PLR regulamentada não tem INSS nem FGTS — reduz custo comparado a aumento salarial.
- Avaliar o regime tributário: empresas do Simples Nacional (Anexos I, II, III, V) pagam INSS patronal consolidado no DAS — pode ser mais barato.
- Reduzir rotatividade: menor rotatividade = menor provisão de multa rescisória e menores custos de rescisão e recrutamento.
- Gerir o FAP (Fator Acidentário de Prevenção): investir em segurança no trabalho reduz o RAT efetivo — economia direta na folha.
Erros comuns ao calcular o custo de um funcionário
- Não provisionar férias e 13º: muitas pequenas empresas tratam esses pagamentos como despesa do mês em que ocorrem — o que distorce o resultado mensal e pode gerar descasamento de caixa.
- Esquecer o RAT e o Sistema S: esses percentuais, somados, representam mais de 6% — e são frequentemente ignorados no cálculo rápido.
- Não considerar o FGTS sobre 13º e férias: o FGTS não incide apenas sobre o salário mensal — também sobre todas as remunerações pagas.
- Confundir custo com salário líquido do empregado: o que o funcionário recebe na conta é diferente (muito menor) do que o que a empresa paga.
- Ignorar o custo de rescisão: multa de 40% do FGTS, aviso prévio proporcional, férias e 13º na rescisão podem representar vários meses de salário.
Perguntas frequentes sobre custo de funcionário CLT
Um funcionário que ganha R$ 3.000 custa quanto para a empresa?
Considerando os encargos obrigatórios (INSS patronal, FGTS, RAT, Sistema S) e as provisões (13º, férias, multa FGTS), o custo total fica entre R$ 4.800 e R$ 5.200 por mês — antes de qualquer benefício. Com vale-refeição e plano de saúde, pode ultrapassar R$ 6.000.
Empresa do Simples Nacional paga menos encargos?
Depende do anexo. Empresas nos Anexos I, II, III e V têm o INSS patronal incluído no DAS — o que pode reduzir o custo total. Empresas no Anexo IV continuam pagando o INSS patronal de 20% separadamente.
O INSS que a empresa paga é diferente do que desconta do funcionário?
Sim. São contribuições distintas. A empresa paga 20% (INSS patronal) como contribuição própria. O funcionário paga suas alíquotas progressivas (de 7,5% a 14%) descontadas do salário.
O custo de demitir um funcionário entra no cálculo?
Para uma análise completa, sim. A rescisão sem justa causa gera custos pontuais relevantes: multa de 40% do FGTS, aviso prévio, 13º proporcional, férias proporcionais. Esses custos devem ser provisionados mensalmente — cerca de 3% a 5% da folha.
Posso contratar como autônomo e economizar?
É possível contratar autônomos sem encargos trabalhistas, mas a empresa paga 20% de INSS sobre o valor da nota fiscal (ou RPA). Além disso, se a relação tiver características de vínculo empregatício, há risco de reconhecimento judicial do vínculo com todos os encargos retroativos.
Use a Calculadora de Custo do Funcionário do Holerit para ver o custo exato com base no salário, regime tributário e benefícios que você oferece.
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